Doktoranci Szkoły Doktorskiej AGH podejmując decyzję o wyjeździe na studia w ramach Programu Erasmus+ posiadają dowolność wyboru uczelni partnerskich z listy zamieszczonej na stronie www.erasmusplus.agh.edu.pl, o ile umowa z wybraną uczelnią partnerską przewiduje wymianę doktorantów. Odpowiedzi na to pytanie może udzielić wskazany na tej liście właściwy dla danej uczelni partnerskiej koordynator umowy.
Terminy kwalifikacji na studia i praktyki na dany rok akademicki dla doktorantów Szkoły Doktorskiej AGH, są ogłaszane na podanej stronie www.erasmusplus.agh.edu.pl, zwykle z końcem marca lub początkiem kwietnia danego roku.
Aplikując o wyjazd na studia na wybraną uczelnię partnerską doktoranci Szkoły Doktorskiej AGH konsultują swój wybór ze Szkołą i kierują swój wniosek/ankietę rekrutacyjną bezpośrednio do właściwego dla wybranej uczelni partnerskiej koordynatora umowy bilateralnej.
Decyzję o zakwalifikowaniu na studia doktorantów Szkoły Doktorskiej AGH podejmuje bezpośrednio koordynator umowy. Decyzję swoją, w postaci zatwierdzonej ankiety rekrutacyjnej doktoranta koordynator umowy przekazuje bezpośrednio do koordynatora Szkoły. Tam nastąpi ostateczna weryfikacja i kwalifikacja doktoranta na wyjazd na studia na dany rok akademicki, a ostateczna lista zakwalifikowanych na studia doktorantów zostanie przekazana do Centrum Spraw Międzynarodowych, gdzie doktoranci załatwiać będą wszelkie sprawy formalne związane z wyjazdem na studia.
Doktoranci Szkoły Doktorskiej AGH podejmując decyzję o wyjeździe na praktyki w ramach Programu Erasmus+ wskazują w ankiecie rekrutacyjnej uczelnię, firmę, jak także czas pobytu oraz wstępny program pobytu skonsultowane z opiekunem naukowym i Szkołą Doktorską. Wniosek/ankietę rekrutacyjną na praktykę doktoranci składają bezpośrednio w Szkole Doktorskiej AGH. Po zatwierdzeniu i zakwalifikowaniu wniosku Szkoła Doktorska przekazuje do Centrum Spraw Międzynarodowych zbiorczą listę zakwalifikowanych doktorantów na praktyki.
Koordynator wybranej przez doktoranta uczelni partnerskiej zadba o dokonanie jego nominacji w wybranej uczelni zgodnie z wymaganą procedurą oraz przekaże doktorantowi wszelkie inne niezbędne informacje związane z jego wyjazdem, w tym dotyczące możliwości zakwaterowania i innych uwarunkowań.
Doktorant ustala swój Learning Agrement (LA) wyłącznie pod kierunkiem Szkoły Doktorskiej i swojego promotora. Dotyczy to także wszelkich zmian w LA podejmowanych w trakcie studiów w uczelni partnerskiej. Koordynator wybranej przez doktoranta uczelni partnerskiej nie odmówi pomocy związanej z ewentualną korektą czy formalnym uzgodnieniem i podpisaniem LA przez przedstawiciela uczelni partnerskiej.
Koordynator wybranej przez doktoranta uczelni partnerskiej nie odmówi współpracy ze Szkołą Doktorską w przypadku zaistnienia ewentualnych pozamerytorycznych problemów związanych z pobytem doktoranta w uczelni partnerskiej.
Szkoła Doktorska AGH jest jedynie władna podjąć decyzję o ewentualnym przedłużeniu pobytu doktoranta w uczelni partnerskiej i związaną z tym zmianą LA. Decyzja ta musi zostać skonsultowana z Centrum Spraw Międzynarodowych w aspekcie możliwości finansowych na przedłużony okres pobytu.
Szkoła Doktorska AGH rozlicza pobyt doktoranta od strony merytorycznej, to znaczy w zakresie wykonania założonego programu studiów, co doktorant potwierdza przedłożeniem odpowiednich dokumentów, głównie poprzez Transcript of Records.
Szkoła Doktorska AGH przekazuje do Centrum Spraw Międzynarodowych pisemną informację o zaliczeniu bądź niezaliczeniu pobytu doktoranta w uczelni partnerskiej, co związane jest z finansowym rozliczeniem pobytu. W kwestiach drażliwych Centrum Spraw Międzynarodowych może zasięgnąć opinii Koordynatora AGH ds. Programu Erasmus+.
Doktorant jest zobligowany dokonać w Centrum Spraw Międzynarodowych rozliczenia finansowego związanego z jego pobytem na studiach czy praktykach, przedkładając LA, Transcript of Records oraz poświadczenie z uczelni partnerskiej o odbytym pobycie wraz z datami rozpoczęcia i zakończenia pobytu.
Szkoła Doktorska AGH w każdej sytuacji, w każdym problematycznym przypadku może zasięgnąć opinii Koordynatora AGH ds. Programu Erasmus+.
