- Chcący przyjechać na AGH doktorant z uczelni partnerskiej, po otrzymaniu nominacji ze strony swojej uczelni, informację o tym fakcie przekazuje koordynatorowi umowy po stronie AGH lub do Centrum Spraw Międzynarodowych lub do Działu Studentów Zagranicznych skąd informacja ta powinna trafić do Szkoły Doktorskiej AGH. Szkoła podejmuje kontakt w tej sprawie z właściwym dla uczelni partnerskiej koordynatorem umowy AGH, koordynującym współpracę z uczelnią doktoranta. Lista uczelni partnerskich dla AGH i ich koordynatorów umów dostępna jest na stronie: http://www.erasmusplus.agh.edu.pl/umowy-miedzyinstytucjonalne-erasmus/wykaz-umow-erasmus/
- Rolą koordynarora umowy jest uzgodnienie odpowiedniego do profilu naukowego doktoranta opiekuna naukowego, który będzie się nim opiekował po stronie AGH. Po uzgodnieniu nazwiska opiekuna informacja o doktorancie i opiekunie przekazywana jest przez koordynatora umowy do Szkoły Doktorskiej AGH.
- Opiekun naukowy uzgadnia z doktorantem zawartość Learning Agreement w zakresie planowanego programu studiów/badań naukowych oraz udziału w kursach prowadzonych w Szkole Doktorskiej AGH. Szkoła udostępnia opiekunowi oraz doktorantowi listę przedmiotów, które będą uruchomione w języku angielskim w semestrze pobytu doktoranta na AGH.
- Rolą opiekuna jest sprawowanie opieki naukowej nad doktorantem. Opiekun powinien zapewnić doktorantowi miejsce do pracy (pokój, biurko) i regularnie konsultować postepy w pracy naukowej doktoranta podczas jego pobytu na AGH. Zalecane jest włączenie doktoranta w zespół naukowy opiekuna naukowego, zapraszanie na ewentualne seminaria w zespole/katedrze/na wydziale/ACMiN itd.
- Nadzór nad udziałem doktoranta w zajęciach prowadzonych bezpośrednio w Szkole Doktorskiej AGH sprawuje Szkoła.
- Szkoła zapewnia doktorantowi legitymację doktoranta.
- W przypadku problemów organizacyjnych związanych z pobytem (np. problem z zakwaterowania) doktorant może liczyć na pomoc koordynatora umowy i Szkoły Doktorskiej AGH.
- Na zakończenie pobytu doktoranta, opiekun naukowy potwierdza realizację jego Learning Agreement i przekazuje tę infomagę do Szkoły.
- Na zakończenie pobytu doktoranta, Szkoła Doktorska wydaje dokumenty potwierdzające pobyt doktoranta na AGH: Letter of Confirmation i Transcript of records.